Типовая ситуация и решение
Как клинике возвращать потерянные обращения
Типовой сценарий для клиники: единая очередь обращений, возврат пропущенных звонков и контроль незавершённой записи.
- Отрасль
- Частная медицина
- Модель компании
- Клиника или сеть клиник с контакт-центром, администраторами филиалов и внешним расписанием
- Целевой показатель
- Возврат пропущенных обращений, скорость ответа и доля обращений с итогом
Исходная ситуация
Где бизнес теряет результат
В часы пик часть звонков остаётся без ответа, заявки с сайта поступают в отдельный ящик, а пациенту без подходящего времени обещают перезвонить. Эти ситуации не образуют единой очереди: повторный контакт не назначен, ответственный меняется между сменами, и потенциальная запись исчезает без понятного итога.
01 / Сейчас
Как работает процесс сейчас
Телефония показывает пропущенный звонок, форма отправляет письмо, а администратор записывает просьбу пациента в заметку или чат смены. При отсутствии слота поиск альтернативы зависит от личной инициативы, передача другому филиалу не контролируется, и руководитель не может связать исходное обращение с записью либо обоснованным отказом.
02 / Целевая модель
Целевой процесс
Звонки, формы и разрешённые каналы создают обращения в общей CRM-очереди с источником, филиалом и причиной. Пропущенный контакт автоматически получает задачу возврата, отсутствие слота запускает согласованный поиск альтернативы, передача сохраняет владельца, а закрытие требует указать запись, следующий контакт или конкретную причину завершения.
Внешние системы
- Телефония
- Сайт и форма записи
- Медицинская информационная система по согласованному API
Единый рабочий контур
Облачный Битрикс24
- Контакт-центр
- CRM и очереди ответственных
- Роботы возврата и эскалации
- CRM-аналитика
Управляемый процесс
События получают владельца, следующий шаг и измеримый итог в одном контуре.
Переход к новому процессу
Запуск и адаптация команды
Сценарий запускается на одном потоке обращений: команда согласует категории, границы немедицинских данных и правила возврата. Администраторы работают по очереди в течение пилота, старший смены проверяет незавершённые карточки, затем уточняются права, уведомления и передача между филиалами перед расширением на остальные каналы.
Управленческий контроль
Как измеряем результат
До пилота сопоставляется выборка входящих событий телефонии и форм с фактическими итогами. После запуска ежедневно проверяются обращения без владельца и следующего шага, а по завершении сравниваются скорость возврата, доля зафиксированных итогов и очередь по одинаковым дням недели; это метод оценки сценария, а не заявление о достигнутом результате.
Показатели руководителя
- Количество пропущенных обращений без возврата
- Время до первого и повторного контакта
- Доля обращений с зафиксированной записью или причиной
- Незавершённая очередь по филиалам и сменам
Первый шаг
Разберём вашу задачу и предложим первый этап
За 30 минут обсудим, как сейчас устроен процесс, что уже настроено в Битрикс24 и где возникает основная проблема. Определим подходящий формат работы, предложим первый этап и скажем, что потребуется для точной оценки.
- Встречу проводит партнёр компании.
- Без общей презентации Битрикс24 — говорим о вашей ситуации.
- Если задача решается проще, скажем об этом.
Онлайн, 30 минут. Без обязательств.